電郵辦公術 約法十章

上網臉書微博update status一句起兩句止,離線玩手機打SMS/What’s App,年輕人就是快人快語密集式通話,走進辦公室工作,MSN/ Google Talk都變成傳聲筒,案頭工作要作請示、報告,都習慣手勢要打開Chat box,那邊廂,在Email年代投身社會的爬上管理層,不禁在問,為什麽大家都不「正正經經」用Email對話,白紙黑字有根有據無甩漏,不是更有效率嗎?

當然,你可能也聽過很多要求電郵白紙黑字的公司文化,Mail來Mail往,行開一陣就十封八封排山倒海迫爆Mailbox,最終變成漩渦式Email來往,多於務實辦公。如此説來,有沒有更好更有效率的Email方法呢?

《Wired》 雜誌主編、提出長尾理論的 Chris Anderson最近就在部落格收集意見,經過一輪集思廣益,設立一個名為【Email Charter】的網站, 發表10項有效使用Email約章,避免墮入Email漩渦的方法,筆者特別節錄幾點:

  1. 減短無意義的回覆: 當對方打出「Thanks for your note。」基於書信禮儀,你可能會回覆一句:「Great。」,但其實這已經讓大家再花30秒去查看郵件。
  2. 有時候Email只是發表訊息,subject line一句可能已經表達「來意」,不妨加註EOM (End of Message) ,省卻對方打開簡郵的時間。
  3. 盡可能不讓Email反覆來回多次,避免寫無相關的內容,或者選擇電話解決。在適當時候,回覆可附上 NNTR (No need to reply),堵塞過多枝節帶來的延伸話題。
  4. 一般人對有Attachment附件的電郵特別敏感,一個萬字夾文件icon就教大家不自覺打開郵件,故特別要避免Email存在不必要的附件,例如無意中夾帶信件設計的視覺圖案,又或者將信件訊息打進txt檔案再插入電郵,明明是同一段訊息,卻多生一個附件,浪費讀件時間。

想詳細了解【電郵約章】?不妨前往emailcharter.org細閱十大「條約」,或許部份適用於閣下的工作環境,是時候跟大家約法十章,提升效率,遠離Loop死的電郵爭端。

 

相關:

Chris Anderson blog
http://tedchris.posterous.com

【Email Charter】
http://emailcharter.org/

 

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(本文並見於 2011/07/08《招職》Tech Help一欄)

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